A Longa Memória do Elefante
De 1 Milhão de Usuários a Meu Cérebro Digital
Tem coisas que simplesmente grudam na gente. Para mim, uma delas é um negócio que comprei em 1999: elefante.com. Em plena bolha da internet, quando o ar cheirava a oportunidade e a um certo delírio coletivo, a ideia parecia simples e, na época, até inovadora. Um serviço para que as pessoas nunca mais esquecessem um aniversário. O Elefante ia acabar como vários negócios na época fecharam. Acabei tendo a oportunidade de comprar 'A Agenda do Brasil’.
Hoje, quando olho para trás, vejo com clareza o pioneirismo ingênuo daquele projeto. A premissa era funcional: você se cadastrava, colocava as datas importantes, e o Elefante, com sua memória impecável, enviava um lembrete. Deu certo. O elefante chegou a ter 1 milhão de usuários recebendo aqueles emails. Eu, naquela época tinha criado um negócio de email marketing em escala no Brasil antes mesmo do termo se popularizar, era meu negócio principal e que pagava minhas contas.
Eu reescrevi o Elefante para ser mais do que um ‘lembrador’. Fiz sincronização com celular, drive de arquivos, tarefas, notas, calendário… Era como se fosse o Google da época.
Eu acabei me apaixonando pelo projeto e apesar de nunca ter ganho dinheiro vendendo serviços ou comercializando dados dos usuários, sempre disse para mim mesmo que seria o meu projeto pessoal. Até hoje, aquele Elefante está no ar ajudando milhares de pessoas. E com respeito à privacidade e sem estar comprometido com ‘investidores’ na busca incessante de crescimento e lucro. O compromisso é com os usuários.
O Elefante era algo que ia ficar para minha vida, meu legado. E lá se foram 25 anos.
Mas, como muita coisa daquela era, o tempo passou, a web mudou, e o Elefante foi hibernar. O projeto ficou meio de escanteio, mas eu nunca vendi o mesmo. Havia um carinho ali, uma conexão com aquele início de tudo. Ele ficou guardado, esperando. Eu só não sabia para quê ou para quando. O Elefante se tornou uma paixão adormecida.
A Pandemia e a Necessidade de Organizar o Caos
Avançamos para 2020. O mundo virou de cabeça para baixo e, como tantos outros, minha empresa mergulhou de vez no trabalho remoto. E com ele, veio o caos.
Confesso que, no início, nos perdemos. A comunicação, que antes fluía nos corredores, se fragmentou em um bombardeio de notificações de Slack, emails urgentes e uma agenda lotada de chamadas de vídeo que pareciam drenar a vida de todo mundo. A "reuniãotite" aguda. A produtividade era uma ilusão; estávamos apenas ocupados, reagindo a tudo, o tempo todo.
Tentei usar várias ferramentas, Slack, Asana, Clickup, Basecamp.. Todas elas, embora muito boas, eram complexas, confusas e não funcionavam do jeito que eu gostaria.
Foi em meio a essa exaustão que olhei para aquele antigo ativo digital. O Elefante. Aquele com a memória longa. E se... e se a sua função não fosse mais lembrar os outros, mas sim ajudar a minha equipe a se lembrar? A organizar minha empresa? A tornar a comunicação mais fluida?
Reconstruindo a Memória, Desta Vez Interna
A decisão foi quase um impulso. Eu mesmo comecei a programar um sistema extremamente simples, usando a base do elefante.com. Nada de complexidade. Apenas um lugar para centralizar o que precisava ser feito.
A primeira versão era quase rudimentar: uma lista de tarefas. Para cada demanda, criávamos um "cartão". Ali dentro, colocávamos a descrição completa, os responsáveis, os prazos. Toda e qualquer comunicação sobre aquela tarefa deveria, obrigatoriamente, acontecer dentro daquele cartão ou no chat do próprio Elefante.
Pode parecer óbvio, mas demorei anos para internalizar o poder disso. A mudança foi sísmica. As conversas que antes se perdiam em vários canais diferentes agora tinham um único endereço, com histórico e contexto.
Como o Elefante Dita o Ritmo (Calmo) do Meu Trabalho Hoje
Hoje, eu simplesmente não sei como trabalharia sem o Elefante. Ele evoluiu de uma lista de tarefas para o sistema nervoso central da minha operação. É meu cérebro digital.
Tudo o que penso, tudo o que precisa ser delegado, tudo o que precisa ser decidido, nasce lá. Uma ideia para um novo projeto? Vira um tarefa. Um bug reportado por um cliente? Vira um cartão. Uma pauta para a próxima conversa estratégica? Vira um cartão. Algo que não posso esquecer ou que quero fazer, tá lá!
A Prática da Comunicação Assíncrona
O benefício mais profundo que o Elefante nos trouxe foi a comunicação assíncrona. Talvez eu esteja sendo detalhista demais, mas esse conceito mudou o jogo para mim.
Antes, um problema exigia uma reunião imediata. Hoje, ele exige a criação de um cartão bem descrito. A pessoa responsável é notificada, lê com calma, pensa na solução e responde ali mesmo. Outra pessoa pode complementar. Eu posso revisar horas depois, adicionar uma observação e aprovar.
Uma decisão que antes consumiria 30 minutos da agenda de cinco pessoas, agora é construída de forma colaborativa ao longo de um dia, permitindo que cada um contribua no seu melhor momento de foco. As interrupções caíram drasticamente. A qualidade das decisões... bom, sem a pressão do relógio, ela tende a aumentar. Fico me perguntando por que demoramos tanto para trabalhar assim.
O Benefício da Organização
Um efeito colateral que não previ no início foi a organização e a comunicação interna. O Elefante se tornou um o motor central da comunicação e organização de minha empresa.
- Tarefas para fazer? Está lá.
- Contas a pagar? Está lá.
- Desenvolvimento de produto? Está lá. Aliás eu uso o Elefante para desenvolver o Elefante.
- Atendimento ao cliente? Está lá.
- Processos de trabalho? Está lá.
- Algúem faz aniversário? Está lá… assim como tantas outras coisas que ajudam a organizar o dia a dia do negócio.
É uma base de conhecimento que cresce organicamente e economiza um tempo absurdo.
Essa jornada, de um site público dos anos 90 para uma ferramenta interna que me devolveu a sanidade, foi uma das lições mais valiosas da minha carreira. É a prova de que, às vezes, as melhores soluções não estão em um novo software da moda, mas em adaptar algo que já temos, com foco e intenção.
O Elefante, com sua longa memória, não lembra mais apenas os outros de seus compromissos. Ele me lembra, todos os dias, de que há uma forma mais calma, focada e inteligente de trabalhar.
Já estou na terceira versão do mesmo, pós pandemia e acho que está na hora de mostrar para o mundo como o Elefante pode ajudar outras pessoas e empreendedores como eu.
Se essa forma de organizar o trabalho e a comunicação ressoa com você, se você também sente a dor da fragmentação digital, eu adoraria conversar. Me chame. Quero te apresentar o novo Elefante que estou usando. Vamos trocar algumas ideias.